HỒ SƠ, BÁO CÁO EPR GỒM NHỮNG GÌ? DOANH NGHIỆP CẦN CHUẨN BỊ NHỮNG GÌ?

• admin
• 08/17/2026
• Bài viết khác, Kiến thức môi trường, Tin tức
• 0 Bình luận

EPR – Trách nhiệm mở rộng của nhà sản xuất, nhập khẩu – đang trở thành một nội dung quan trọng trong hoạt động quản lý môi trường của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi xác định mình thuộc đối tượng nào, phải thực hiện trách nhiệm tái chế hay trách nhiệm xử lý chất thải, đồng thời chưa biết hồ sơ, dữ liệu và báo cáo EPR gồm những gì.

Một điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là hệ thống quy định về EPR đã có thay đổi mới. Nghị định số 110/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 01/4/2026 và có hiệu lực từ ngày 25/5/2026, quy định chi tiết về trách nhiệm tái chế sản phẩm, bao bì và trách nhiệm xử lý chất thải của nhà sản xuất, nhập khẩu. Vì vậy, khi lập hồ sơ chính thức, doanh nghiệp cần căn cứ vào quy định đang có hiệu lực và hướng dẫn áp dụng cho từng trường hợp cụ thể.

1. EPR có những nhóm trách nhiệm nào?

Trước khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần xác định rõ loại trách nhiệm EPR mà mình phải thực hiện.

Về cơ bản, nội dung EPR liên quan đến hai nhóm trách nhiệm chính:

1. Trách nhiệm tái chế sản phẩm, bao bì.
2. Trách nhiệm thu hồi, xử lý chất thải hoặc sản phẩm thải bỏ theo quy định áp dụng.

Mỗi nhóm trách nhiệm sẽ có yêu cầu khác nhau về dữ liệu đầu vào, phương án thực hiện, chứng từ chứng minh và nội dung báo cáo.

Do đó, bước đầu tiên không phải là lập báo cáo ngay mà là rà soát sản phẩm, bao bì doanh nghiệp sản xuất hoặc nhập khẩu để xác định nghĩa vụ EPR tương ứng.

2. Hồ sơ EPR doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Mặc dù thành phần hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào phương thức thực hiện EPR và nhóm sản phẩm, doanh nghiệp nên chuẩn bị một bộ dữ liệu nền tảng gồm các nhóm thông tin sau.

2.1. Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp

Nhóm hồ sơ đầu tiên là các thông tin nhận diện chủ thể có trách nhiệm thực hiện EPR.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Tên doanh nghiệp.
• Mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế.
• Địa chỉ trụ sở chính.
• Thông tin người đại diện theo pháp luật.
• Thông tin đầu mối phụ trách EPR hoặc môi trường.
• Giấy tờ chứng minh tư cách nhà sản xuất hoặc nhà nhập khẩu khi cần thiết.

Những thông tin này là cơ sở để xác định đơn vị chịu trách nhiệm và thực hiện việc kê khai, đăng ký hoặc báo cáo theo quy định.

2.2. Danh mục sản phẩm và bao bì thuộc diện EPR

Đây là một trong những phần quan trọng nhất của hồ sơ.

Doanh nghiệp cần lập danh mục các sản phẩm, hàng hóa hoặc bao bì mà mình đưa ra thị trường, trong đó nên thể hiện:

• Tên sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm.
• Loại bao bì.
• Vật liệu cấu thành.
• Khối lượng sản phẩm hoặc bao bì.
• Số lượng sản phẩm đưa ra thị trường.
• Thời gian sản xuất hoặc nhập khẩu.
• Thị trường tiêu thụ.

Việc thống kê chính xác dữ liệu đầu vào có ý nghĩa rất lớn vì đây là cơ sở để xác định nghĩa vụ tái chế hoặc nghĩa vụ xử lý chất thải.

2.3. Dữ liệu về khối lượng sản phẩm, bao bì đưa ra thị trường

Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống theo dõi số liệu liên quan đến:

• Sản lượng sản xuất.
• Số lượng hàng hóa nhập khẩu.
• Khối lượng sản phẩm tiêu thụ.
• Khối lượng bao bì sử dụng.
• Khối lượng từng loại vật liệu.
• Các khoản hàng hóa thuộc trường hợp được loại trừ hoặc không thuộc phạm vi tính toán theo quy định áp dụng.

Nguồn dữ liệu có thể được tổng hợp từ:

• Báo cáo sản xuất.
• Hóa đơn.
• Tờ khai hải quan.
• Phiếu xuất kho.
• Báo cáo bán hàng.
• Hồ sơ kỹ thuật của sản phẩm.
• Hồ sơ mua và sử dụng bao bì.

Doanh nghiệp nên thiết lập hệ thống quản lý dữ liệu ngay từ đầu năm thay vì chờ đến thời điểm lập báo cáo mới bắt đầu thu thập.

3. Hồ sơ thực hiện trách nhiệm tái chế gồm những gì?

Đối với doanh nghiệp thuộc diện thực hiện trách nhiệm tái chế, hồ sơ cần phản ánh được toàn bộ quá trình từ việc xác định nghĩa vụ đến kết quả tái chế thực tế.

Một bộ hồ sơ quản lý nội bộ nên bao gồm các nhóm tài liệu sau.

3.1. Hồ sơ xác định nghĩa vụ tái chế

Doanh nghiệp cần có dữ liệu để xác định:

• Nhóm sản phẩm hoặc bao bì thuộc diện phải thực hiện trách nhiệm tái chế.
• Khối lượng sản phẩm, bao bì đưa ra thị trường.
• Loại vật liệu.
• Nghĩa vụ tái chế tương ứng theo quy định hiện hành.
• Phương án thực hiện nghĩa vụ.

Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp xác định quy mô công việc và dự kiến chi phí thực hiện EPR.

3.2. Hồ sơ về phương án thực hiện tái chế

Tùy vào hình thức thực hiện, doanh nghiệp cần lưu giữ tài liệu chứng minh phương án mình lựa chọn.

Ví dụ:

Trường hợp tự tổ chức tái chế

Doanh nghiệp cần có tài liệu liên quan đến:

• Kế hoạch thu gom.
• Phương án vận chuyển.
• Phương án phân loại.
• Cơ sở tái chế.
• Quy trình tái chế.
• Khối lượng sản phẩm hoặc bao bì được tái chế.

Trường hợp thuê đơn vị thực hiện

Doanh nghiệp nên lưu giữ:

• Hợp đồng dịch vụ.
• Hồ sơ năng lực của đơn vị thực hiện.
• Tài liệu chứng minh khối lượng được thu gom hoặc tái chế.
• Biên bản nghiệm thu.
• Hóa đơn và chứng từ thanh toán.
• Báo cáo kết quả thực hiện.

Trường hợp thực hiện thông qua tổ chức trung gian hoặc tổ chức đại diện

Doanh nghiệp cần lưu:

• Văn bản hoặc thỏa thuận tham gia.
• Thông tin về phần nghĩa vụ được thực hiện.
• Chứng từ tài chính liên quan.
• Tài liệu xác nhận kết quả thực hiện.

3.3. Chứng từ chứng minh kết quả tái chế

Đây là nhóm tài liệu có vai trò quan trọng trong việc chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện nghĩa vụ.

Tùy từng mô hình thực hiện, doanh nghiệp có thể cần lưu giữ:

• Hợp đồng thu gom hoặc tái chế.
• Biên bản bàn giao.
• Phiếu cân hoặc số liệu xác định khối lượng.
• Biên bản nghiệm thu.
• Chứng từ vận chuyển.
• Hóa đơn dịch vụ.
• Xác nhận kết quả tái chế.
• Báo cáo của đơn vị tái chế hoặc đơn vị được thuê thực hiện.

Doanh nghiệp cần bảo đảm số liệu trong báo cáo có cơ sở đối chiếu với chứng từ thực tế.

4. Hồ sơ đối với trách nhiệm thu hồi, xử lý sản phẩm thải bỏ

Đối với nhóm sản phẩm phải tổ chức thu hồi hoặc thực hiện trách nhiệm xử lý sau sử dụng, doanh nghiệp cần chứng minh được quá trình quản lý sản phẩm từ thời điểm tiếp nhận đến khi được xử lý phù hợp.

Một số nhóm hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

• Kế hoạch hoặc phương án thu hồi.
• Danh sách địa điểm, điểm tiếp nhận hoặc mạng lưới thu gom.
• Thông tin về đơn vị thu gom.
• Hợp đồng vận chuyển.
• Biên bản bàn giao sản phẩm thải bỏ.
• Chứng từ xác định số lượng hoặc khối lượng thu hồi.
• Hồ sơ của đơn vị xử lý hoặc tái chế.
• Chứng từ xác nhận việc xử lý.
• Báo cáo tổng hợp kết quả thu hồi.

Trong trường hợp sản phẩm sau thu hồi được chuyển sang tái chế, doanh nghiệp cần có thông tin thể hiện rõ dòng vật chất và quá trình chuyển giao.

5. Báo cáo EPR thường bao gồm những nội dung nào?

Mặc dù biểu mẫu và phương thức kê khai cần thực hiện theo quy định hiện hành, về nguyên tắc, một báo cáo EPR cần phản ánh được các nội dung cơ bản sau.

5.1. Thông tin chung của doanh nghiệp

Phần này thường bao gồm:

• Tên tổ chức, cá nhân.
• Mã số thuế.
• Địa chỉ.
• Thông tin người đại diện.
• Thông tin người liên hệ.
• Lĩnh vực hoạt động.

5.2. Thông tin về sản phẩm, bao bì

Doanh nghiệp cần kê khai các thông tin liên quan đến:

• Chủng loại sản phẩm.
• Chủng loại bao bì.
• Vật liệu.
• Khối lượng hoặc số lượng.
• Lượng sản phẩm đưa ra thị trường.
• Các thông tin cần thiết để xác định nghĩa vụ EPR.

5.3. Phương thức thực hiện trách nhiệm

Báo cáo cần thể hiện doanh nghiệp thực hiện EPR theo phương thức nào, chẳng hạn:

• Tự tổ chức thực hiện.
• Thuê đơn vị thực hiện.
• Thực hiện thông qua tổ chức đại diện hoặc cơ chế phù hợp theo quy định.
• Thực hiện nghĩa vụ tài chính trong trường hợp được pháp luật cho phép áp dụng.

5.4. Kết quả thực hiện

Đây là phần quan trọng nhất của báo cáo.

Các nội dung có thể bao gồm:

• Khối lượng đã thu gom.
• Khối lượng đã tái chế.
• Khối lượng đã xử lý.
• Tỷ lệ hoàn thành nghĩa vụ.
• Đơn vị thực hiện.
• Công nghệ hoặc phương pháp xử lý, tái chế.
• Kết quả đạt được trong kỳ báo cáo.

5.5. Chứng từ và tài liệu chứng minh

Báo cáo cần được xây dựng dựa trên số liệu có thể kiểm tra và đối chiếu.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Hợp đồng.
• Hóa đơn.
• Biên bản bàn giao.
• Phiếu cân.
• Biên bản nghiệm thu.
• Báo cáo của đơn vị thực hiện.
• Các chứng từ khác liên quan đến quá trình thu gom, vận chuyển, tái chế hoặc xử lý.

6. Quy trình chuẩn bị hồ sơ EPR cho doanh nghiệp

7. Những sai sót doanh nghiệp thường gặp khi lập hồ sơ EPR

Trong thực tế, một số sai sót phổ biến có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi giải trình gồm:

1. Không xác định đúng nhóm sản phẩm thuộc diện EPR.
2. Thiếu dữ liệu về khối lượng sản phẩm hoặc bao bì đưa ra thị trường.
3. Số liệu giữa bộ phận sản xuất, kinh doanh và môi trường không thống nhất.
4. Không lưu giữ đầy đủ hợp đồng và chứng từ bàn giao.
5. Không theo dõi khối lượng thực tế được tái chế hoặc xử lý.
6. Thu thập chứng từ quá muộn, dẫn đến khó đối chiếu.
7. Nhầm lẫn giữa trách nhiệm tái chế và trách nhiệm thu hồi, xử lý sản phẩm thải bỏ.
8. Sử dụng biểu mẫu hoặc quy định đã hết hiệu lực mà không cập nhật văn bản mới.

Đặc biệt, với việc Nghị định 110/2026/NĐ-CP đã có hiệu lực từ ngày 25/5/2026, doanh nghiệp nên rà soát lại quy trình thực hiện EPR và các biểu mẫu, hướng dẫn đang sử dụng để tránh áp dụng tài liệu cũ không còn phù hợp.

8. Doanh nghiệp nên quản lý hồ sơ EPR như thế nào?

Một giải pháp hiệu quả là xây dựng bộ hồ sơ EPR điện tử và phân công rõ trách nhiệm giữa các bộ phận.

Ví dụ:

• Bộ phận sản xuất: Cung cấp số liệu sản lượng.
• Bộ phận mua hàng: Theo dõi nguyên vật liệu và bao bì.
• Bộ phận xuất nhập khẩu: Cung cấp dữ liệu hàng hóa nhập khẩu.
• Bộ phận kế toán: Đối chiếu hóa đơn và chi phí.
• Bộ phận môi trường: Tổng hợp nghĩa vụ, chứng từ và báo cáo EPR.
• Ban lãnh đạo: Phê duyệt phương án và kế hoạch thực hiện.

Việc quản lý tập trung giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất thông tin, giảm nguy cơ thất lạc chứng từ và chủ động hơn khi có yêu cầu kiểm tra hoặc đối chiếu.

Kết luận

Hồ sơ và báo cáo EPR không chỉ đơn thuần là một biểu mẫu cần nộp. Để thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống dữ liệu bao gồm thông tin pháp lý, danh mục sản phẩm, số liệu sản lượng, phương án thực hiện, chứng từ thu gom – vận chuyển – tái chế hoặc xử lý và báo cáo tổng hợp kết quả.

Việc chuẩn bị hồ sơ ngay từ đầu kỳ sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát nghĩa vụ tốt hơn, hạn chế sai sót về số liệu và chủ động trong quá trình thực hiện trách nhiệm môi trường.

Do quy định EPR hiện đã có Nghị định 110/2026/NĐ-CP điều chỉnh và có hiệu lực từ ngày 25/5/2026, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật hướng dẫn chi tiết, biểu mẫu và thời hạn áp dụng trước khi thực hiện thủ tục chính thức.

Xem thêm: Các tin tức, nội dung về môi trường

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HUY THỊNH
📱 Hotline: 0979 166 675
📧 Email: moitruonghuythinh@gmail.com
🏫 Địa chỉ văn phòng: Số 28, Phùng Khắc Khoan, Phường Tân Định, TP. Hồ Chí Minh.
🏫 Địa chỉ nhà máy: Khu xử lý chất thải tập trung Tóc Tiên, Xã Châu Pha, TP. Hồ Chí Minh.